作为企业主，您明白辞职是经营过程中不可避免的一部分，关键是如何妥善处理，以确保公司运作不受影响。试想一下，您的市场营销主管突然告诉您他们要辞职，接下来该怎么做？
不用担心——我们为您准备了完整的流程，帮助您顺利处理员工离职，包括如何管理通知期、准备最终薪资、以及所有必要的文件和合规步骤。让我们一步步为您讲解。
步骤 1：在第一周内
收到辞职后，首先进行一次非正式的谈话。这是了解员工离职原因、解决可能的顾虑，并讨论离职处理流程的绝佳时机。
接下来，要求员工提交辞职信，以正式确认他们的离职意向。收到辞职信后，检查员工的剩余假期余额，并讨论处理方式——是支付假期补偿，还是将其抵扣通知期。如果任何一方希望支付通知期而非继续工作，请确保对此进行明确记录。
最后，书面确认员工的辞职并明确其最后工作日期，以避免任何误会。
步骤 2：在通知期期间
通知期的关键是确保顺利过渡。保持团队沟通顺畅，确保各项职责得到妥善交接，避免遗漏。一个有序的交接过程不仅能帮助团队快速适应，还能确保工作顺利持续进行。
以下是有效交接的一些步骤：
让离职员工详细记录其主要职责、在进行的项目和重要联系人信息。
指定临时或正式的接替人员来承担其任务。
召开交接会议，确保接任者充分了解其职责。
制定明确的过渡时间表，避免出现临时突发情况。
一个周密的交接计划至关重要。通过清晰的安排，团队能够保持稳定进展，随时做好迎接下一阶段的准备。
步骤 3：在最后一周内
在最后一周，重点是完成所有未结事项。一个重要的步骤是确保所有公司资产都已归还并妥善记录。需要收回的物品可能包括：
笔记本电脑、手机和办公设备
员工ID卡和门禁卡
工作服、文件及其他公司财物
为了确保过程清晰透明，请让员工签署资产交接表，确认所有物品已归还。
这是进行离职面谈的绝佳时机。虽然不是强制要求，但它为您提供了一个宝贵的机会，帮助收集真实反馈、发现改进空间，并优化员工留任策略。
与法定机构的合规步骤
在最后一周，及时向相关法定机构更新信息至关重要，以确保合规：
公积金（EPF/KWSP）：无需填写特别表格。
社保（SOCSO/Perkeso）：在ASSIST门户网站上更新员工的辞职日期。点击此处了解如何使用该门户。
税务局（LHDN）：在员工最后工作日后的30天内，通过MyTax门户提交CP22A表格，通知税务局员工已辞职。
步骤 4：最后薪资
在准备最后薪资时，需要注意几个事项，以确保计算准确且公平。以下是简要清单：
未支付的工资（如有）。
代通知期薪资（如果员工未完成通知期）。
未使用年假的工资补偿。
扣款（如工资预支、贷款或未归还的公司财物）。
最终薪资中应扣除的公积金（EPF/KWSP）、社保（SOCSO/Perkeso）和个人所得税（PCB）。
请记住：根据马来西亚《1955年雇佣法》，最后薪资必须在员工最后工作日后的7天内支付完毕。
离职后文件
EA表格：必须在次年3月31日前提供，表格总结了员工全年收入和税务扣除。
TP3表格：如果员工要求用于新雇主，需在员工最后工作日后发放此表格，确保其新工作地点的月度税务扣除（MTD）计算准确。
结论
有效处理员工辞职能够确保顺利过渡，并帮助避免潜在的法律问题。通过妥善完成相关文书工作并遵循这些步骤，您不仅能保持合规，还能树立优秀的雇主声誉。
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